Cechy wirtualnej asystentki – 6 cech dobrej WA

Cechy wirtualnej asystentki

Wirtualne asystentki oferują cały wachlarz usług i umiejętności. Jednak twarde kompetencje stanowią jedynie część udanej współpracy. Czego więc szukać? Jakie są cechy wirtualnej asystentki? Jakie cechy warto w sobie doskonalić, oferując usługi asystenckie?

Do napisania tego tekstu sprowokowało mnie kolejne z setek pytań z gatunku „jak zacząć?” na grupach wirtualnych asystentek na FB. “Chciałabym zostać WA, od czego powinnam zacząć, co powinnam umieć, czy muszę skończyć kurs?”. Zawsze trafiając na takie pytania mam wrażenie, że ta osoba wystawia sobie z marszu nie najlepsze świadectwo w kontekście bycia wirtualną asystentką. Dlaczego? Otóż za podstawową cechę WA uważam…

Samodzielność (i umiejętność researchu)

Podstawową rolą wirtualnej asystentki jest uwalnianie czasu klienta. To oznacza, że dostaję zadanie, ustalam szczegóły i samodzielnie pracuję. A jeśli pojawią się jakieś problemy – szukam, opracowuję i przedstawiam gotowe rozwiązania. Nie lecę do klienta żeby rozwiązał problem za mnie, bo po to zlecił to zadanie, żeby nie musieć sam sobie nim zawracać głowy.

Co to ma wspólnego z pytaniami “jak zacząć”?

Otóż, jeśli komuś się nie chce wpisać w google “jak zacząć pracę jako wirtualna asystentka?” i samodzielnie przeanalizować ten mocno już wyeksploatowany temat, tylko oczekuje, że ktoś mu poda jedyne słuszne rozwiązanie na tacy, to jest mało samodzielny. A to może się przełożyć na późniejszą pracę.

Dla klienta bardzo ważne będzie to, że nie trzeba nad Tobą stać, poganiać, prowadzić za rączkę. Są oczywiście klienci-dozorcy, którzy będą wisieć nad Tobą i bardziej przeszkadzać w pracy niż ją ulepszać (pytanie, czy chcesz z takimi klientami pracować?), ale inni docenią, że nie muszą Cię pilnować, a także to, że nie zasypujesz ich milionem pytań co 5 minut.

Ok, mamy samodzielność. Jakie są inne umiejętności miękkie i cechy wirtualnej asystentki?

Sprawne działanie i terminowość

Wykonuj działania sprawnie – bez odwalania fuszerki, byle szybciej, ale i bez przeciągania. Hamuj swojego wewnętrznego perfekcjonistę. Przy długich projektach komunikuj postęp na bieżąco, konsultuj, posługuj się wersjami poglądowymi, roboczymi.

Kończ w terminie, a jeśli wiesz, że coś się wysypie i nie dowieziesz rezultatu na czas – UPRZEDŹ O TYM KLIENTA. Nie udawaj, że wszystko jest w porządku i nie licz na cud. To łączy się z kolejną cechą:

Uczciwość

Dotyczy wszystkich aspektów pracy. Jeśli nie dotrzymasz umówionego terminu, szczerze powiedz o tym klientowi, jak tylko zdasz sobie z tego sprawę. Jeśli mówisz o swoich kompetencjach, nie zawyżaj ich, nie kłam, że coś umiesz z myślą “jakoś to będzie”. Zadania wykonuj na najwyższym poziomie, na jaki Cię w tym momencie stać, zarówno na poziomie merytoryki, jak i staranności. Jeśli chcesz zaproponować inne rozwiązanie, zawsze miej na uwadze najlepszy interes klienta, a nie “bo tak mi wygodniej”. To także lojalność – dane i informacje, nie tylko poufne, nie powinny wychodzić poza Waszą współpracę. Zwłaszcza w rozmowach z ludźmi z pokrewnej branży.

Responsywność i kulturalna komunikacja

Nie ma nic gorszego, niż cisza i ignorowanie klienta. Wyobraź sobie: robisz remont, umawiasz majstra z ekipą, wszystko ustalone, ale potrzebujesz od niego informacji, ile masz zamówić kafelków. Dzwonisz – nic. Piszesz smsa – cisza. Dzwonisz jeszcze raz i jeszcze raz, kolejnego dnia – zero reakcji. Można dostać piany na ustach, nie? Więc dlaczego miałabyś robić to samo swojemu klientowi?

Odpowiadaj, komunikuj się. Nie zmuszaj klienta, żeby dobijał się do Ciebie wszystkimi kanałami komunikacji. Nawet jeśli nie możesz się czymś zająć od razu, potwierdź, że przyjęłaś zadanie i zajmiesz się nim np. w przyszłym tygodniu. Odpowiedz nawet, jeśli wydarzyło się coś, co wyłącza Cię z pracy na dłużej! Informacja “Nie mogę się tego teraz podjąć, coś się wydarzyło, dam znać za miesiąc” robi znacznie lepsze wrażenie niż głucha cisza.

Poza tym nie marudź i nie obrażaj się. Jeśli coś w Waszej współpracy Ci się nie podoba, zakomunikuj to w konkretny, dojrzały i kulturalny sposób.

Dostępność 

Wcale nie rozumiana jako “24/7, na każde zawołanie”. Po prostu jasno określ swoją dostępność – godziny, w jakich pracujesz. Uprzedź, że pracujesz też z innymi klientami i w związku z tym ASAPy to niekoniecznie robisz „na już”, a nawet nie „na za godzinę”. Jasne zasady są dobre dla obu stron.

Zaangażowanie

Pokaż, że Ci zależy na tym, żeby działalność klienta funkcjonowała jak najlepiej. Proponuj, dopytuj, nie czekaj tylko na to, aż klient sam Ci coś zleci – na pewno doceni proaktywną postawę, nawet jeśli nie wykorzysta Twoich pomysłów. Tylko nie przesadź z ilością tych propozycji, bo wyjdzie na to, że uważasz, że beznadziejnie prowadzi firmę 😉

Przy dłuższej współpracy, na etapie, gdy faktycznie znasz już swojego klienta, jego oczekiwania i gust, nie trzeba już przy każdym projekcie posługiwać się briefem i konsultować każdego szczegółu. Jesteś w stanie przygotować propozycję bez tego – i to również dowodzi zaangażowania.

 

Jak widzicie, ten zestaw kryteriów, który określiłam jako cechy wirtualnej asystentki, jest dość uniwersalny. Można go spokojnie zastosować do wszystkich, którzy świadczą usługi. Przecież korzystając z usług fryzjera oczekujemy zaangażowania – liczymy na to, że podpowie, że grzywka to może nie najlepszy pomysł i zaproponuje inną, korzystną fryzurę. Od mechanika czy hydraulika oczekujemy uczciwości – że nie skroi nas do żywego mięsa na kasę, korzystając z naszej nieznajomości tematu. Pracując z grafikiem mamy nadzieję, że po uzgodnieniu szczegółów dostaniemy pierwszy draft, a potem efekt końcowy – nie, że będzie nas pytał o każdy piksel.

Przykłady można mnożyć, ale jedno jest pewne – na rynku, gdzie zdobycie odpowiednich umiejętności i kwalifikacji nie jest już takie trudne, to właśnie dobre praktyki w pracy z klientem mogą zadecydować o podjęciu współpracy.


O tym, co robi wirtualna asystentka możesz poczytać też tu:

Czym może zajmować się wirtualna asystentka? 5 kategorii zadań, które będziesz chciał jej zlecić.

Wirtualna asystentka nie jest „od wszystkiego”

Jakie zadania delegować? 4 typy zadań, które lepiej komuś zlecić

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *