Wirtualna asystentka czy “po prostu” asystentka? 4 powody, dla których warto współpracować z WA.

wirtualna asystentka czy po prostu asystentka - powody, dla których warto pracować z WA

Kiedy myślisz „asystentka”, widzisz kogoś, kto umawia spotkania, podsuwa Ci ważne papiery, ogarnia Twój kalendarz, kseruje umowy i parzy kawę? Cóż, w przypadku wirtualnej asystentki to tylko część prawdy (może poza kawą…). 

Wirtualna asystentka jako zawód nie jest już taką nowością, jak jeszcze 2-3 lata temu. Wciąż jednak nie wszyscy wiedzą, jak to ugryźć – co taka asystentka robi? A czy nie lepiej i łatwiej po prostu zatrudnić pracownika do tych zadań? Cóż, niekoniecznie lepiej, szczególnie gdy prowadzisz mały biznes, w którym ogarniasz wszystko samodzielnie.

Poniżej kilka powodów, które sprawią, że rozważysz współpracę z wirtualną asystentką:

Praca zdalna

O ile asystentka pracuje fizycznie w Twoim biurze, tak wirtualna asystentka pracuje głównie zdalnie.

Oczywiście, wciąż zdalnie, może wspierać działania administracyjne firmy, także działającej stacjonarnie. Obsługa skrzynki mailowej, odbieranie telefonów, zarządzanie kalendarzem, koordynowanie spotkań, tworzenie ofert i obsługa klienta, nawet wirtualna recepcja – to wszystko bardzo popularne usługi, oferowane często przez osoby zaczynające przygodę z wirtualną asystą.

Co to oznacza dla Ciebie? Zadania administracyjne są ogarnięte, a Ty nie ponosisz kosztów utworzenia i wyposażenia stanowiska pracy. Współpraca z wirtualną asystentką nie jest rozwiązaniem dla Ciebie, kiedy potrzebujesz osoby do obsługi klientów bezpośrednio w biurze, sklepie, salonie kosmetycznym lub fryzjerskim…

Specjalizacje

Zadania administracyjne to jednak tylko czubek góry lodowej. Wirtualna asystentka może  robić dużo więcej, szczególnie dla biznesów działających online. Najczęściej WA ma większą lub mniejszą specjalizację, w jednej lub kilku dziedzinach. Dzięki temu zapewnia szeroki zakres usług i może wesprzeć biznes na różnych polach – od działania na zapleczu strony czy sklepu internetowego (aktualizacje, konfiguracja wtyczek i funkcjonalności, prowadzenie bloga, obsługa zamówień…), przez zadania techniczne czy związane z marketingiem, social mediami, grafiką, copywritingiem, finansami…

Jest więc trochę jak robot wielofunkcyjny, ale nie do końca. Dlaczego nie do końca, dowiesz się z mojego wpisu Wirtualna asystentka nie jest „od wszystkiego”. A przykłady zadań (technicznych, kreatywnych, marketingowych…), które można zlecić WA znajdziesz we wpisie Czym może zajmować się wirtualna asystentka?

WA najczęściej prowadzi własną działalność

Nie musisz jej zatrudniać na umowę o pracę czy zlecenie – odpadają więc koszty zatrudnienia i utrzymania pracownika, a także wspomniane przeze mnie wcześniej koszty związane z przygotowaniem stanowiska pracy, zakupem licencji programów… Wirtualna asystentka prowadząca własną działalność wystawi Ci fakturę, którą jeszcze możesz wrzucić w koszty swojej firmy. No i nie płacisz za 8h siedzenia w biurze, czy jest coś do zrobienia, czy nie, ponieważ…

WA rozlicza się godzinowo lub projektowo

Przy rozliczeniu godzinowym płacisz za czas, który wirtualna asystentka faktycznie poświęca na wykonanie zadania dla Ciebie. Nie na wizyty w toalecie, picie kawy i pogaduszki ze współpracownikami.

Dobra WA, szczególnie taka, która prowadzi własną działalność, nie ma intencji naciągnięcia Cię na godziny, bo jej się to po prostu nie opłaca. Zamiast kombinować, zdecydowanie lepiej jest wykonać zadanie sprawnie i rzetelnie, żeby klient był zadowolony i chciał skorzystać z usług ponownie. A resztę czasu przeznaczyć na pracę dla kolejnych klientów.

Najczęściej godzinowo rozlicza się proste, powtarzalne zadania, jak obsługa skrzynki mailowej, przepisywanie danych, research, wyszukiwanie zdjęć, przygotowanie prostych grafik na social media… Rozliczenia projektowe są najczęściej stosowane do konkretnych, bardziej wymagających zadań, związanych ze specjalizacją. To może być np. stworzenie strony internetowej (widełki cenowe) czy pisanie większych tekstów (np. rozliczenie za liczbę znaków ze spacjami).

 

Czy współpraca z wirtualną asystentką jest świetnym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy? Pewnie, że nie. Czy jest lekiem na każdy problem w firmie? Również nie – do rozwiązania niektórych problemów będzie pewnie trzeba znaleźć osobę bardziej wyspecjalizowaną. Jednak kiedy czujesz, że brakuje Ci już mocy przerobowych i zaczynasz myśleć nad przerzuceniem części obowiązków na kogoś innego, rozejrzenie się za WA może być w sam raz dla Ciebie. To prosta kalkulacja: zyskasz czas, a wydasz mniej niż na pracownika na etacie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *